Administrar tu propio negocio de servicios con Odoo: Todo lo que necesitas saber

Si bien existen muchas ventajas de administrar tu propio negocio de servicios, ser una empresa unipersonal a veces puede ser un desafío. Una de las cosas más difíciles al respecto es que debes hacerlo tu mismo: desde administrar cuentas hasta mantener una reputación en línea, administrar citas, clasificar impuestos, dar seguimiento a clientes potenciales y administrar redes sociales: la lista continúa. Usar muchos sombreros puede volverse casi imposible muy rápidamente a medida que crece tu negocio.

Afortunadamente, no importa dónde te encuentres en tu negocio: desde CRM completo hasta soluciones que ayudan con partes específicas del ciclo de ventas, Odoo tiene un amplio espectro de herramientas comerciales que pueden ayudarte a mantenerte al tanto de tus actividades. Cada empresario tiene una visión ligeramente diferente de su flujo de trabajo, en función de los servicios que ofrece. El proceso general es aproximadamente el mismo para todos: prospección, contacto inicial, llamada de ventas, oferta, trabajo en el proyecto y seguimiento. Por lo tanto, cuando Odoo se implementa correctamente, puede liberar una parte significativa de tiempo y esfuerzo en el camino.

¿La importancia de optimizar tu negocio?

Como emprendedor, la clave del éxito es crear y mantener una conexión íntima con tu negocio. Si bien puedes subcontratar y obtener ayuda, siempre necesitas una comprensión sólida de todo. Eres el jefe, después de todo. Por lo tanto, la forma más fácil de sobrevivir es crear un sistema confiable para ti que garantice un trabajo de alta calidad que se ejecute de inmediato; La eficiencia y la efectividad son críticas.

Hay muchas razones por las cuales uno debería optimizar su negocio; Sin embargo, aquí hay algunos para considerar:

  • Ayuda a reducir el uso de papel: si bien puedes pensar que la información que sueles poner en papel es necesaria, no necesitas tenerlo todo en papel; en su lugar, puede digitalizarse.

  • Es el primer paso para la automatización de todas tus tareas repetitivas.

  • El uso de un sistema de administración centralizado mantiene todos tus datos en un solo lugar: desde la comunicación interna y la contabilidad hasta la programación de tu marketing por correo electrónico; hay una aplicación para todo.

¿Cómo puede ayudar Odoo?
Agilizar la comunicación

La comunicación es la base de un negocio. La comunicación efectiva es el factor de éxito más crucial en el ciclo de vida de la gestión de proyectos. En promedio, uno de cada cinco proyectos falla debido a la falta de comunicación entre el gerente del proyecto, los miembros del equipo y los clientes.

Inbox

Desde mensajes individuales y grupales, chat en vivo, llamadas de audio individuales y de equipo, debates y uso compartido de archivos, Odoo Inbox lo cubre con una comunicación transparente y eficiente dentro de su organización. Permite una comunicación fluida entre los miembros individuales del equipo, los departamentos y toda la empresa. También existe la capacidad de organizar y filtrar conversaciones en diferentes canales (tal vez para proyectos específicos, soporte técnico, chat general, etc.). Los usuarios pueden organizar múltiples proyectos, equipos y otros elementos utilizando hashtags, así como compartir archivos arrastrándolos y soltándolos en la plataforma.



Chat en vivo

 El chat en vivo se integra con Odoo Website, lo que permite a tu equipo responder preguntas, programar citas y vender tu producto o servicio en conversaciones 1: 1 con los clientes.




SMS

Si tienes los números de teléfono de tus clientes registrados, puedes comunicarte con ellos con actualizaciones urgentes a través de mensajes de texto usando Odoo SMS. Odoo VOIP proporciona comunicación bidireccional, lo que significa que tus clientes pueden contestar a cualquier mensaje que envíes, y podrás responder directamente.



Pasa menos tiempo en Correos Electrónicos

El correo electrónico es uno de los males más necesarios y consumidores de tiempo para cualquier profesional. No hay forma de evitar hablar con los clientes, y no deberías hacerlo. Lo que puedes hacer en su lugar es encontrar formas de usar menos correo electrónico y acceder a tu bandeja de entrada más rápido. Eliminar esas innecesarias ida y vuelta por correo electrónico y la administración eficiente de tu bandeja de entrada puede ayudarte a centrarte en proyectos más importantes en tu lista de tareas pendientes. Aquí hay algunas maneras en que puedes hacer exactamente eso:

Usar respuestas automáticas

En primer lugar, intenta configurar respuestas automáticas para los tipos comunes de correos electrónicos que recibes regularmente, tales como:

  • Consultas de nuevos cliente

  • Preguntas frecuentes

  • Envíos de formularios de contacto

Si te encuentras repitiendo lo mismo a diferentes personas repetidamente, deberías usar una respuesta automática para ello. ¡Incluso si necesita levantar el teléfono o proporcionar más información directamente después de eso, este correo electrónico automático le dará más información a las personas y te dará tiempo para responder!

Por ejemplo, puedes crear una respuesta automática al formulario de consulta de tu cliente que incluya información y enlaces sobre tu y sobre lo que debe suceder a continuación. Al usar la aplicación Marketing Automation, puedes crear una nueva campaña de marketing. Luego, crea una plantilla de correo electrónico con una introducción y vincula a esa campaña. Al final del correo electrónico, usa la aplicación Citas y agrega un enlace para dirigir a los prospectos a tus Llamadas en línea / Reuniones / Reserva de citas. Lo que esto haría es que cada vez que un nuevo cliente potencial se complete y envíe el formulario, se enviará automáticamente un correo electrónico con tu presentación. Todavía necesitarías ir a ver su solicitud, pero no tendrías que apresurarte para responderles de inmediato ya que el correo electrónico se envía automáticamente.

Crear plantillas de respuestas enlatadas

Para cualquier respuesta que sea repetitiva pero que requiera mucha personalización, para automatizar su respuesta, puedes adoptar un enfoque diferente y crear una plantilla de correo electrónico que puedas editar y enviar. Piensa en los correos electrónicos como tu disponibilidad o precios para un cliente potencial: dependerá del proyecto, el momento y la situación, pero con una plantilla implementada, lo único que tendrás que hacer es cambiar la fecha y el precio actual para cada persona.



Enviar actualizaciones automáticas

Comunicar las actualizaciones del proyecto a los clientes es esencial, pero también puede parecer tedioso, especialmente con clientes que lo solicitan todo el tiempo. Una excelente manera de comenzar es usando Project Management y todas las herramientas de colaboración que vienen con él. Luego, crea y da acceso al portal del cliente a tus clientes. Cuando hagas esto, no solo tendrán la situación actualizada y en tiempo real de su proyecto. Pero también tendrán características como notificaciones por correo electrónico y resúmenes que automáticamente les permitirán saber cuándo estás ejecutando tareas, moviendo tareas a lo largo de su flujo de trabajo y otras cosas de "trabajo por hacer". De esta manera, no tendrás que enviar un correo electrónico después de que cada tarea haya sido tachada de tu lista de tareas pendientes.

Filtrar automáticamente tu Inbox

En tu Inbox de Odoo, crea y use diferentes canales, así como los filtros existentes, o crea unos personalizados para agregar reglas adicionales a sus correos electrónicos. Al hacer esto, tu bandeja de entrada solo mostrará los correos electrónicos esenciales que tiene que ver, de modo que cuando necesites alejarte del trabajo del cliente para revisar un correo electrónico, solo te centrarás en los más importantes.



Programador de citas
Piensa en todos los cambios involucrados en la organización de reuniones y llamadas con clientes. Sincronizar los horarios de todos y coordinar quién está disponible y cuándo y cómo encaja con sus otras citas puede convertirse en un dolor de cabeza, especialmente si todos se encuentran en diferentes lugares y zonas horarias. Estas son tareas primarias que no merecen ocupar tu valioso tiempo. En su lugar, puede usar las Citas de Odoo y dejar que tus clientes hagan el trabajo.



Agiliza el proceso de "Buscar e incorporar nuevos clientes"

Encontrar nuevos clientes es el alma de su negocio. No puedes conseguir nuevos clientes sin marketing (al menos no todo el tiempo). Pero puedes optimizar tu sitio web y permitir que su negocio comience a comercializarse. No solo es súper útil contar con un sistema funcional de CRM (gestión de relaciones con el cliente), sino que también puede recorrer un largo camino para proyectar tu profesionalismo al cliente.

Usa formularios de contacto inteligente

Para las personas que están listas para ir directamente a la página "Trabaja con nosotros" de tu sitio web, querrás que este sea el primer paso en un proceso continuo de incorporación de clientes. Al usar el Creador de formularios del sitio web, puedes crear formularios de contacto detallados que hagan preguntas importantes a los posibles clientes para proporcionarte la información que necesitas para avanzar al siguiente paso en tu proceso de ventas sin abrumarlos al mismo tiempo. Con el tiempo, una vez que tengas un excelente proceso de incorporación de cliente, ¡puedes hacerlo aún mejor automatizando el proceso!


Agiliza el marketing por correo electrónico y crea secuencias de marketing por correo electrónico

Ya deberías estar utilizando el marketing por correo electrónico para su negocio de servicios. Si lo haces, probablemente envía un boletín de correo electrónico semanal o mensual y podrías tener una oferta de suscripción gratuita en su sitio web. Sin embargo, si no lo haces, mira nuestra aplicación de Email Marketing y comienza a implementar una ahora mismo. Puedes llevar eso aún más lejos y convertir a cualquier suscriptor que aún no haya completado su formulario "Trabaje con nosotros" en una iniciativa informada y emocionante. Luego, usa la aplicación Marketing Automation y crea una secuencia de bienvenida para nutrirlos, hazles saber cómo puedes ayudarlos y, en última instancia, vuelve a presentar tu formulario / página "Trabaja con nosotros".

Automatiza Promoción en Redes sociales 

Estar presente en las redes sociales aumenta la conciencia de tu marca, te conecta con tus clientes, aumenta los prospectos y los ingresos. Sin embargo, saltar a Facebook, Twitter o LinkedIn para promocionarse puede llevar mucho tiempo.

La aplicación Social Marketing te permite controlar tus canales de redes sociales y compromisos dentro de tu sistema de gestión. Con esta aplicación, puedes automatizar fácilmente el compartir de tu contenido: programar tus publicaciones en redes sociales, publicaciones de blog, iniciativas e incluso informar a las personas sobre tu disponibilidad. O bien, puedes obtener una lista precisa de los visitantes de tu sitio web y comunicarte con ellos por correo electrónico, SMS o chat en vivo. Con esto, puedes realizar un seguimiento del viaje de un enlace desde una publicación y obtener información instantánea sobre la cantidad de ingresos que generó el enlace, y la cantidad de clientes potenciales nuevos.





Documentación optimizada
Tus procesos comerciales ciertamente incluyen una gran cantidad de papeleo, hojas de proyectos y todo tipo de documentos de clientes. También está todo el material administrativo: las propuestas iniciales, contratos con diferentes clientes, facturas y, formularios para firmar las aprobaciones y todo lo demás. Todo es esencial; no puedes permitirte perder ninguno de ellos.

Documents es la aplicación que mantiene el control de todo: ¡Bienvenido a la era sin papel! Te permite agilizar tu flujo de trabajo al permitirte compartir, enviar, clasificar y archivar documentos cargados y escaneados, así como procesar documentos en lotes al solicitar aprobaciones, cambiar carpetas, etiquetar y asignar múltiples archivos a la vez en lugar de uno por uno. También puedes generar documentos comerciales como facturas de proveedores y hojas técnicas, asignarlos a personas específicas, obtener su firma electrónica y enviárselos directamente a ti. Facilita el seguimiento de todo lo que sucede.



Administración de tareas

Al administrar tu propio negocio, no tienes el lujo de que te digan qué hacer y cuándo. Tu tienes el control del flujo de tus tareas diarias, sin que nadie te motive a cumplir con los plazos, la gestión de tareas se vuelve aún más crítica. La aplicación Project de Odoo toma el control total de tus proyectos, mientras que las aplicaciones de Administración de Tareas y Notas pueden ayudarte a recordar algunas de las cosas importantes que requieren tu atención, pero que es probable se pierdan entre tantas cosas. Rastrea tus plazos, proyectos, términos de contrato y otras entradas relevantes y genera mágicamente tareas que requieran tu atención. Es como tener un asistente personal que nunca duerme ... Vigilando constantemente tu negocio y alertando sobre las cosas que necesitas hacer.



Seguimiento de gastos
Como emprendedor, la gestión de las finanzas es esencial, y el seguimiento de todos los gastos es imprescindible. El problema es que esto lleva una cantidad considerable de tiempo en completarse y nunca se completa. El uso de la aplicación Gastos de Odoo para esto ayudará a ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia. Las transacciones de tu tarjeta de crédito y cuenta bancaria se importarán y clasificarán automáticamente. Los recibos digitales se pueden enviar directamente a la aplicación, y los recibos en papel se ingresan con un simple clic de la cámara de su dispositivo móvil. Ya sea que se trate de gastos de viaje, suministros de oficina o cualquier otro gasto de los empleados, puedes acceder a todos los recibos y envíos de gastos desde el panel de Gastos y crearlos, validarlos o rechazarlos con solo un clic. No es necesario descargar software especializado para mantener registros de gastos: ¡todo se puede hacer directamente a través de la aplicación!

Cuando tu negocio crezca y puedas contratar a más personas a bordo, pueden adjuntar fácilmente copias de sus recibos directamente a un registro de gastos para evitar perderlos. Los archivos adjuntos se pueden agregar sobre la marcha con cualquier dispositivo móvil al tomar una foto del recibo y enviarlo a una dirección de correo electrónico designada.



Rastree el tiempo comercial automáticamente
El seguimiento automático del tiempo te permite saber exactamente cómo tu negocio pasa su tiempo sin perderlo en el proceso. Con una descripción precisa de cada actividad, desde el tiempo dedicado a las llamadas de los clientes hasta las ventas o las propuestas de edición, tendrás una idea de cuánto tiempo se dedica a cada proyecto, cliente y administración interna. Aquí puedes descubrir procesos rotos o ineficientes y corregirlos para optimizar las operaciones. Odoo Timesheet y la aplicación Timesheet Mobile son excelentes para hacer un seguimiento de tu tiempo dedicado a diferentes proyectos y tareas y registrar cuánto dinero gana por proyecto.

Agiliza tus finanzas
Finalmente, puedes usar la automatización para servirte como contador y manejar una gran parte de la "administración relacionada con las finanzas" en tu negocio.

Facturación
Luego, el uso de Facturación te ayudará a administrar y automatizar facturas, administrar contratos, crear facturas recurrentes, facturar hojas de tiempo y ayudarte a que te paguen más rápido. Facturar en particular se beneficia de la automatización porque cobrar dinero a los clientes es doloroso e incómodo para algunas personas. La facturación de Odoo hace que la contabilidad sea inteligente. Puedes crear facturas directamente desde sus hojas de tiempo. Todo lo que tienes que hacer es hacer un seguimiento de tu tiempo a través de la aplicación, y cuando llegue el momento de la facturación, verás cada una de sus tareas enumeradas en relación con su cliente o proyecto. Las facturas también se pueden crear automáticamente a partir de sus propuestas y contratos.

Presionar "enviar" es todo lo que tienes que hacer. Se pueden aceptar pagos seguros a través de Paypal, Ingenico, Buckaroo, Stripe, Authorize.net, Atos Worldline o Adyen directamente desde la factura. Incluso automatiza el seguimiento de facturas y elimina la molestia de enviar recordatorios por pagos atrasados o pendientes a medida que se generan cuando un pago se atrasa. Los seguimientos automatizados son fáciles de configurar y ayudan a simplificar la facturación para que los pagos sean rápidos y fáciles.

Contabilidad

Y ahora, viene Odoo Contabilidad. A menos que dirijas una empresa de contabilidad, no se espera que seas un contador. Pero cuidar sus libros es algo a lo que debes prestar atención todo el tiempo. La aplicación de Contabilidad tiene todas las herramientas para ahorrar tiempo que necesitas para hacer crecer su negocio. Es como tu contador personal. En una hermosa interfaz de usuario, puedes:

  • Obtener tus extractos bancarios sincronizados con tu banco automáticamente,

  • Crear facturas nítidas y profesionales, administrar facturas recurrentes y realiar un seguimiento de los pagos fácilmente,

  • Controlar las facturas de los proveedores y obtener un pronóstico claro de tus futuras a pagar,

  • Ahorrar tiempo y automatizar el 95% de la conciliación con nuestra herramienta de conciliación inteligente.

Desde la administración de cuentas por cobrar, cuentas por pagar, contabilidad analítica, generación de hermosos estados dinámicos, informes potentes y mucho más: esta es una aplicación fantástica que tiene todo lo que necesita para mantener su negocio saludable. Lo más importante es que está en el móvil, lo que significa que puedes obtener acceso instantáneo a todas las funciones de contabilidad, esté donde esté, en tabletas o teléfonos inteligentes.



Contenido traducido con permiso de Odoo Inc.